Organización de eventos en yate en Panamá

Escriban un brief antes de hablar con proveedores

El brief son cinco líneas: la fecha y una fecha alternativa, el número de invitados, el propósito (una recepción para clientes, una celebración del equipo, un lanzamiento, una boda, un aniversario importante), el ambiente que buscan y el rango de presupuesto. Con eso, el equipo elige primero el barco y después los servicios que le corresponden, en lugar de contratar un catering para un barco sin cocina.

Evento pequeño o evento grande

Menos de 15 invitados: un yate de 46 a 65 pies con salón y flybridge. De 20 a 30: los barcos de fiesta Todomar, PBTF 3, PBTF 4 o Rapport, con una cubierta abierta. 40 o más: el Broward Miss Colombia de 90 pies, con salón para una cena sentada o una presentación. Las listas más grandes se planifican en más de un barco. En Panamá no hay un límite fijo de invitados: envíen el número total, niños incluidos, y el equipo elige el barco.

Servicios en la misma propuesta

Catering o chef privado, bartender o barra libre, DJ o el sonido propio del barco, decoración y marca, fotógrafo o videógrafo, traslados desde los hoteles y una mesa en un club después. Cada uno se añade a su charter al reservar, y la propuesta detalla cada proveedor, lo que lleva y cuándo, separado del precio del barco en la tarjeta.

Un cronograma y un contacto

La propuesta termina en un cronograma: cuándo cargan los proveedores en el muelle, cuándo llegan los invitados, cuándo sale el barco, el atardecer, los discursos, la cena y el regreso al muelle. Una persona del equipo de Panamá lo lleva y responde por WhatsApp, y el capitán tiene el mismo plan. Los cambios van por esa conversación, así queda un solo registro.

A dónde va el evento

La mayoría de los eventos son en la bahía: el barco sale de Amador, pasa los barcos fondeados para el canal y la costa del Casco Viejo, y fondea con los rascacielos a la vista para los discursos y la cena. Un evento de día cruza a Taboga para nadar y almorzar fondeados. La ruta está en el cronograma, y el capitán la ajusta el mismo día según el mar.

Reserva

Un depósito del 50% en línea asegura el barco, y el saldo se paga en persona el día del evento; los servicios se confirman por escrito con la propuesta. Reserven con semanas de anticipación para la estación seca y diciembre. La versión para empresas está en eventos corporativos en yate en Panamá.